Checklist de governança no Microsoft 365: passos para manter usuários, grupos e acessos sob controle

Este é o artigo mais completo, claro e acessível sobre governança no Microsoft 365, ideal para empresas que querem segurança, organização e previsibilidade no uso da plataforma.

Governança no Microsoft 365 é o conjunto de regras, configurações e processos que controlam quem é usuário, a que grupos pertence, a que informações tem acesso e como esses acessos evoluem ao longo do tempo. Ela define quem pode ver o quê, por quanto tempo e em quais condições. É essencial para empresas que querem evitar caos de permissões, vazamento de dados e dependência de “heróis da TI”.

Use um checklist de governança no Microsoft 365 quando:

• você não sabe exatamente quem acessa o quê;

• existem usuários que saíram da empresa, mas continuam ativos;

• qualquer um cria grupo, equipe ou site sem padrão;

• arquivos sensíveis aparecem em pastas abertas para a empresa inteira;

• a TI passa o dia “corrigindo permissão” manualmente;

• a empresa cresce e a bagunça de acessos cresce junto.

O que é governança no Microsoft 365? (definição simples e técnica)

Definição simples

Governança no Microsoft 365 é o jeito organizado de cuidar de usuários, grupos e acessos, para garantir que cada pessoa veja apenas o que precisa, com segurança, padrão e rastreabilidade.

É o oposto de “todo mundo vê tudo”.

Definição técnica

Governança no Microsoft 365 é o conjunto de políticas, processos e configurações que controlam identidades, grupos, licenças e permissões, normalmente centralizados em:

• Microsoft Entra ID (Azure AD) – identidades, grupos, funções;

• Microsoft 365 Admin Center – licenças, usuários, serviços;

• SharePoint / Teams / OneDrive – permissões de sites, equipes e arquivos;

• Intune e segurança – dispositivos e políticas de acesso.

Seu objetivo é:

• minimizar risco de acesso indevido;

• organizar o crescimento de usuários e grupos;

• garantir conformidade com LGPD e políticas internas;

• permitir auditoria e rastreabilidade;

• evitar dependência de uma única pessoa “que sabe mexer”.

Por que governança no Microsoft 365 existe? (e por que toda empresa deveria aplicar)

1. Para evitar acessos indevidos e vazamentos silenciosos

Sem governança, é muito comum:

• pastas de financeiro ou RH ficarem com permissão “Todos”;

• ex-colaboradores ainda acessarem e-mail e arquivos;

• fornecedores externos terem acesso além do necessário.

Nada explode de imediato, mas o risco fica permanente.

2. Para dar visibilidade e controle para a TI e para a gestão

Um ambiente bem governado permite responder a perguntas simples:

• “Quem tem acesso à pasta X?”

• “Quais grupos dão acesso ao sistema Y?”

• “Quais usuários estão sem uso há meses?”

Sem isso, cada ajuste vira um garimpo manual.

3. Para apoiar a LGPD e auditorias

Governança de acesso é parte direta da proteção de dados pessoais:

• controlar quem vê dados de clientes;

• registrar quem acessou o quê;

• ter processo claro de inclusão, alteração e exclusão de acessos.

Em auditorias, é muitas vezes um dos primeiros pontos avaliados.

4. Para reduzir bagunça e retrabalho da TI

Sem padrão, o cenário é clássico:

• permissões quebradas;

• grupos criados com nomes aleatórios;

• times pedindo acesso “na urgência” o tempo todo;

• TI consertando casos individuais em vez de corrigir a causa.

Com governança, a TI sai do modo apagador de incêndios e passa a ter um modelo claro de concessão e revisão de acessos.

5. Para acompanhar o crescimento da empresa sem perder o controle

Quanto mais usuários e arquivos, mais perigoso é crescer sem governança. Ter um checklist e um modelo definido garante que a companhia possa dobrar de tamanho sem dobrar o caos.

Como funciona um bom modelo de governança no Microsoft 365 (passo a passo pronto para aplicar)

O processo ideal para governança de usuários, grupos e acessos segue 6 grandes etapas:

1) Mapeamento inicial (onde estamos)

2) Padronização de usuários e grupos

3) Organização de acessos a arquivos e sites

4) Definição de regras para criação de grupos/Teams

5) Fluxo de entrada, mudança e saída de colaboradores

6) Revisão periódica e auditoria de acessos

Abaixo, você verá isso em formato de checklist prático.

Checklist de governança no Microsoft 365 (com o que revisar ponto a ponto)

1) Mapeamento inicial: entender o cenário real

Comece com perguntas simples:

• Quantos usuários ativos existem hoje?

• Quantas contas de ex-colaboradores ainda estão no ambiente?

• Quantos grupos (Microsoft 365, segurança, distribuição) existem?

• Existem usuários genéricos (ex.: “comercial@”, “financeiro@” acessados por várias pessoas)?

• Quem é Global Admin ou tem funções de alta permissão?

Checklist mínimo:

• [ ] Lista de usuários ativos x desligados

• [ ] Lista de grupos e equipes (Teams) atuais

• [ ] Mapeamento dos principais sites do SharePoint e suas permissões

• [ ] Identificação de contas com privilégios elevados

2) Padronização de usuários: identidades claras e seguras

Aqui, o foco é garantir que cada pessoa tenha uma identidade única, com segurança mínima aplicada.

Checklist:

• [ ] Cada colaborador possui uma conta individual, sem compartilhamento de login

• [ ] Ex-colaboradores têm contas bloqueadas ou removidas, com mailbox/arquivos tratados

• [ ] MFA (autenticação multifator) ativo para contas críticas (diretoria, financeiro, TI, admins)

• [ ] Política de senha definida (complexidade, expiração – quando fizer sentido)

• [ ] Campo de cargo/departamento preenchido (ajuda muito em filtros e relatórios)

3) Padronização de grupos: quem acessa o quê

Grupos são a base da governança: você não dá acesso a pessoas individuais, você dá a grupos bem definidos.

Tipos mais usados:

• Grupos de segurança (para dar acesso a pastas, sites, aplicações);

• Grupos do Microsoft 365 (para Teams, Planner, SharePoint, etc.).

Checklist:

• [ ] Grupos nomeados com padrão (ex.: GRP_FINANCEIRO_LEITURA, GRP_FINANCEIRO_CONTROLE_TOTAL)

• [ ] Cada site/pasta crítica tem grupos associados, e não usuários soltos

• [ ] Acesso é dado ao grupo certo, não direto ao usuário final

• [ ] Donos de grupo definidos (quem aprova novas inclusões)

• [ ] Grupos sem uso ou duplicados identificados para limpeza

4) Organização de acessos a arquivos, sites e Teams

Aqui é onde muitos ambientes se perdem: SharePoint, OneDrive e Teams sem padrão.

Checklist:

• [ ] Pastas de áreas sensíveis (Financeiro, RH, Jurídico) não estão com permissão “Todos”

• [ ] Cada equipe (Financeiro, Comercial, RH, etc.) tem pelo menos um site/Time bem estruturado

• [ ] Acesso a cada área é concedido via grupos (não usuário a usuário)

• [ ] Links de compartilhamento externos são controlados (expiração, quem pode compartilhar)

• [ ] OneDrive é usado como área pessoal de trabalho, e não “arquivo oficial da empresa”

• [ ] Existe orientação clara de onde salvar o quê:

  
  

  • documentos da equipe → SharePoint/Teams

  • rascunhos pessoais → OneDrive

  • nunca em desktop local sem backup

5) Regras para criação de grupos e equipes no Microsoft Teams

Se qualquer um puder criar qualquer coisa, você vai ter:

• Times com nomes confusos;

• Duas, três versões do mesmo grupo;

• Sites espalhados sem dono.

Checklist:

• [ ] Definido quem pode criar novos grupos/equipes (todos, só TI, só alguns usuários)

• [ ] Padrão de nome para equipes (ex.: TIME-FINANCEIRO, PROJETO-CLIENTE-X)

• [ ] Donos claros para cada Team / grupo (responsáveis por inclusão/remoção)

• [ ] Política para convidar convidados externos (quem pode, para quais times, com que controle)

• [ ] Orientação clara para a empresa:

  
  

  • quando criar um novo Team;

  • quando usar um canal dentro de um Team existente;

  • quando não criar mais nada e usar o que já existe.

6) Fluxo de entrada, mudança e saída de colaboradores

Esse é o coração da governança: como acessos começam, mudam e terminam.

Entrada (onboarding)

Checklist:

• [ ] Existe um checklist padrão para criar usuário no Microsoft 365

• [ ] A TI recebe informações mínimas: nome, e-mail, cargo, área, gestor, data de início

• [ ] Usuário entra automaticamente nos grupos padrão da área (ex.: financeiro, vendas)

• [ ] Dispositivo configurado com políticas (Intune, segurança, apps)

• [ ] Primeiro dia já tem: e-mail, Teams, acesso a arquivos corretos e orientações básicas

Mudança de área / promoção

Checklist:

• [ ] Quando alguém troca de área, seus grupos antigos são revisados (e removidos, se necessário)

• [ ] Acesso novo só é dado após validação do gestor da nova área

• [ ] Não há “acúmulo infinito” de acessos antigos

Saída (offboarding)

Checklist:

• [ ] Processo claro de desligamento com prazos e responsáveis

• [ ] Conta bloqueada e/ou removida em tempo adequado

• [ ] E-mail e arquivos críticos transferidos para gestor ou área responsável

• [ ] Acessos externos (aplicações de terceiros) revistos e removidos

• [ ] Se aplicável, habilitado forward de e-mail por período definido (com cuidado à LGPD)

Exemplos práticos (o que realmente muda com um checklist de governança)

Antes da governança (cenário comum em PMEs brasileiras)

• Ex-funcionário ainda conseguindo acessar o e-mail da empresa no celular;

• Pastas de financeiro e RH com permissão “Todos exceto convidados”;

• Cada time salva documentos em lugares diferentes;

• Ninguém sabe quantos grupos existem ou para que servem;

• A TI passa boa parte do dia “arrumando permissão de pasta”.

Depois de aplicar o checklist de governança

• Usuários organizados e revisados periodicamente;

• Grupos bem nomeados, com donos claros e acesso por área;

• Pastas sensíveis possuem controle rigoroso de acessos;

• Onboarding e offboarding padronizados;

• TI com visibilidade do ambiente e menos “ajuste emergencial”.

Erros comuns (que a governança corrige)

• Dar acesso diretamente para o usuário em vez de usar grupos;

• Deixar ex-colaboradores ativos por “esquecimento”;

• Permitir que qualquer pessoa crie Teams e grupos sem padrão;

• Usar OneDrive como “lugar oficial” de arquivos da equipe;

• Não ter processo formal para entrada/saída de colaboradores;

• Acumular permissões ao longo da vida do colaborador sem nunca revisar;

• Achar que “se ninguém reclamou, está tudo certo”.

Boas práticas para ter governança eficiente no Microsoft 365

✔ Criar um padrão simples de nomes para grupos e equipes

✔ Usar grupos de segurança sempre que possível (e evitar acessos soltos)

✔ Definir donos para times, grupos e sites

✔ Ter processo formal de onboarding e offboarding

✔ Revisar, pelo menos 1x ao ano, acessos de áreas sensíveis (financeiro, RH, diretoria)

✔ Documentar o modelo de governança (mesmo que em um playbook simples)

✔ Envolver TI, RH e liderança na definição das regras

✔ Não complicar demais: melhor um modelo simples que funciona do que um “perfeito” que ninguém aplica

Checklist rápido: sua empresa está com a governança em dia?

Responda SIM ou NÃO:

• Temos uma lista atualizada de usuários ativos e desligados?

• Sabemos dizer quem tem acesso às pastas de financeiro, RH e diretoria?

• Usamos grupos para controlar acesso (em vez de usuários individuais)?

• Existem regras claras para criação de novos Teams e grupos?

• Onboarding e offboarding de colaboradores seguem um processo padrão?

• Ex-colaboradores têm seus acessos removidos de forma organizada?

• Revisamos periodicamente acessos de áreas sensíveis?

Se você respondeu NÃO a 3 ou mais, seu ambiente de Microsoft 365 provavelmente está vulnerável, bagunçado ou dependente de pessoas-chave.

Como a STAYTRIX ajuda empresas a organizar a governança no Microsoft 365

A STAYTRIX atua exatamente nesses pontos, com foco em pequenas e médias empresas que querem segurança, previsibilidade e produtividade no Microsoft 365:

• diagnóstico de usuários, grupos e acessos;

• desenho de modelo de governança sob medida (sem burocracia desnecessária);

• organização de permissões em Entra ID, SharePoint, Teams e OneDrive;

• criação de processos de onboarding e offboarding de TI;

• alinhamento com LGPD e políticas internas (em conjunto com DPO as a Service, quando aplicável);

• monitoramento contínuo e suporte consultivo para manter o ambiente saudável.

Governança deixa de ser um problema e passa a ser rotina bem organizada.

Governança no Microsoft 365 não é um luxo de grandes empresas.

Para qualquer PME que usa e-mail, arquivos em nuvem e Teams no dia a dia, ela é a diferença entre:

• um ambiente seguro, previsível e organizado,

  e

• um ambiente cheio de acessos soltos, riscos silenciosos e retrabalho para a TI.

  
  

Com um checklist simples, processos claros e apoio especializado, sua empresa mantém usuários, grupos e acessos sob controle - e transforma o Microsoft 365 em uma base confiável para crescer.